Você está confortavelmente sentado em seu vôo, indo para aquela reunião em que vai apresentar um importante projeto. De repente, durante a leitura desta revista, sente um calafrio: um dos arquivos da apresentação ficou no microcomputador do escritório. Você, então, abre o notebook e verifica que o pe­sa­delo é real. O resto do vôo é um martírio. Conta os minutos para poder ligar para o escritório e pedir a alguém que acesse seu micro e envie o arquivo faltante. Só que você sabe que a essa hora não tem mais ninguém no escritório – e a reunião, no dia seguinte, é logo no primeiro horário. Lá vem uma noite inteira de pesadelos. Você já pensa em passar a madrugada criando outra apresentação, redigir sua carta de demissão ou coisa pior.

Esquecer um documento ou arquivo de computador importante no escritório ou em casa pode arruinar uma carreira, negócio ou relacionamento. Situação corriqueira para quem viaja ou trabalha em casa e no escritório. Mas agora seus problemas ter­minaram: com as mudanças promovidas pela informatização das atividades de escritório e a necessidade de viajar a trabalho, algumas novidades já podem ser incorporadas.

Seu escritório não deve ter mais endereço físico, muito menos suas informações. Os armários, mesas, cadeiras, máquinas de escrever, aparelhos de fax e outros instrumentos que faziam parte do escritório convencional precisam ir para o espaço virtual. Tornar suas informações disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana, é fundamental para quem tem uma vida móvel.

O conceito de escritório virtual não é novo, mas, graças à internet e a soluções muito simples de software, agora é possível ir para qualquer lugar do mundo que tenha uma conexão e ter à disposição sua mesa de trabalho com todos os seus arquivos.

A construção desse escritório virtual pode ser feita aos poucos. O primeiro passo é a criação de um disco virtual, um espaço na internet onde você pode guardar seus arquivos e acessá-los quando bem entender. Vários sites oferecem esse serviço gratuitamente ou a preços convidativos. O http://www.xdrive.com oferece gratuitamente 5 gigabytes, onde você pode colocar arquivos, fotos e outros documentos organizados numa interface similar à do Windows Explorer. Se quiser, pode instalar um programa que sincroniza a pasta do seu micro com o drive virtual. Assim, toda vez que criar ou alterar um documento no micro, o programa envia uma cópia para o drive virtual, ao qual só você tem acesso.

Outra opção, que pode ser usada em conjunto com o drive virtual, são os programas virtuais. Sites oferecem uma interface de trabalho que disponibiliza aplicativos como processadores de texto, planilhas e softwares de apresentação para criar documentos on-line. Um exemplo é o site http://docs.google.com. Lá você tem espaço para armazenar seus documentos, mas pode tam­bém criar textos, planilhas e apresentações usando o próprio navegador. Os documentos são compatíveis com os formatos do Office da Microsoft.

Outro conceito similar ao Google Docs, mas que implementa um desktop virtual, é proposto pelo site http://www.ulteo.com. Depois de se cadastrar, você tem acesso a um espaço virtual onde pode trabalhar como se tivesse um micro na internet, mesmo que não tenha seu próprio computador. Uma área de trabalho similar à do Windows é aberta e você pode, a partir dali, trabalhar com seus arquivos locais ou outros criados na web. Fazendo o uso combinado dessas tecnologias, pode-se escapar de situações embaraçosas como a de uma apresentação para o presidente da empresa que foi esquecida lá na matriz.